日事清CEO刘磊:挑战拖延症,做你的时间管理大师|连接网

2017-01-14 作者:尹丹丹 来源:连接网

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[摘要]某次机缘巧合下,刘磊对时间管理产生了浓厚的兴趣,并因此研发了效率工具日事清。



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文|连接网   尹丹丹


2009年,刘磊从北京理工大学毕业,两年后他辞去工作开始创业,一直从事着企业软件的研究和开发。某次机缘巧合下,他对时间管理产生了浓厚的兴趣,并因此研发了效率工具日事清。日事清是一款自动聚合待办任务的团队协作管理工具,目前已有2万多家企业客户使用日事清,并获得了数千万风险投资。


日事清创始人刘磊


人如何才能生活得幸福?


2005年,刘磊第一次走出了家乡宁夏,来到北京理工大学读书,之前一直求学的刘磊没有什么在大城市生活的经验,四九城里的一切都让他感到无比新奇,“我大学的第一课是从学习ATM机开始的。”这个时期的刘磊只是一个迈进人生新阶段的学生,还没有什么具体的人生规划,也尚未接触到时间管理。


2009年,刘磊大学毕业,却正赶上了经济危机,当时的中关村正如日中天,但工作仍旧不好找。后来,他去了爱国者做了销售工程师。彼时不似现在,有智能手机和无数能够消磨时光的电子产品,每逢周六日,刘磊最喜欢的活动就是看电影,至今他仍然记得很清楚,百无聊赖的他曾在一天内看完了四部影片。和现在的许多毕业生一样,刘磊感受得到生活的压力,却没有确切的人生目标。


时间就这样以混沌的形态流过,2010年的某一天,刘磊闲来无事在谷歌上搜索:


人如何才能生活得幸福?


原来,有无数人都曾问过这样一个问题,他看到了一个回答:管理好自己的时间能够提升个体的幸福感。那是刘磊第一次接触到了时间管理的概念,他在一个网站上看到了GTD理论(Getting Things Done:把事情做完),原来在大洋彼岸,已经有这样一群人:他们有着同样的烦扰,并创造了一套方法论帮助解决。于是刘磊购入了大量书籍开始学习时间管理。


他写下了自己的101个梦想清单,之后决定辞职创业,履行梦想。就这样他和他的大学同学开始成立了一个小公司,承接一些软件定制的项目,慢慢地发展了起来。


从软件定制转型进入互联网


创立日事清的契机来源于他们最开始打拼的时期,刘磊和他的团队接到了一个项目,项目的甲方是一家规模很大的传统企业,下属数十个厂家。企业领导在向刘磊团队提出定制要求的时候就诉说了他的困扰:在每次开会中,他下达的任务常常都需要多个工厂协同配合完成,尽管每个负责人都表示会全力配合完成任务,但过了一段时间之后,他再问起任务的进度,却发现往往为零。


究其原因,常常是由于管理层彼此不清楚他方的开展情况,就导致了最终没能够完成任务,因此他希望能够在软件中有任务跟踪管理的功能,让各个部门能够及时反馈工作进度,这个项目让刘磊团队看到了团队协同应用的需求,也成为了现在日事清的前身。


面向双边:连接个人日程与企业任务


在OA时代,刘磊的团队发现那些定制了项目管理软件的企业到后期却基本不再使用了,原因就在于在定制之前,企业的管理层会将自己对软件的要求提出,然后刘磊团队再根据这些要求打造出管理层满意的软件系统。企业希望通过项目管理软件固化管理行为,增加项目进程的透明度,这样的属性决定了这类软件在企业内部的应用和执行往往是自上而下的,更偏重定性为管理层级的软件工具。



然而对于基层员工而言,更关心的则是:项目起止日期、被分配的工作任务、细化执行内容及方法和自我的工作进度,因此在使用管理属性的软件时反而成为了一种被动的任务和负担。


这时候,定制者和使用者的需求是割裂的。


在OA时代过去后,大批的项目管理软件纷纷问世,在功能上更加关注基层员工。但刘磊认为,相比于OA时代的软件,迭代后的产品尽管功能更加丰富,操作也更人性化,却依然没有解决使用者的体验问题。


这些传统的项目管理软件,往往把所有的任务、文档、笔记通通都归类成项目,这是由项目管理理论指导的设计逻辑,但用户的使用逻辑却并非如此。


在很多公司中,都曾一度流行过把便利贴作为日程记录和提醒的工具,因为便利贴简单、方便、随意,是出于个体使用意愿的一种工具,因而会广受欢迎。


但传统的项目管理应用,更像是交作业和工作汇报,员工并没有内驱力去使用,其设计逻辑和执行者的使用逻辑脱节很大。


目前最成功的企业应用就是QQ和微信,尽管这两个应用在面世时可能并没有移动办公工具方面的定位,但它们已经成为了事实上打开频次最高的企业应用之一。


其原因就在于它们满足了用户的需求,作为目标受众为个人的通讯工具,微信很好的满足了个体的使用偏好,自下而上的渗透成为了企业最习惯的移动办公应用。


因此刘磊把日事清定位为面向双边市场的管理工具,除了B端还有C端。员工是生产数据的人,管理者是消费数据的人,刘磊希望这些数据是自然的采集而非被动的上报。


同时刘磊希望,日事清对于员工而言,不仅仅是协同工作的一个应用,还是自我时间管理的一个工具,这样一来在应用层面上,日事清就能够做到上下统一、生生不息。


日事清分为个人版和企业版。个人版是个人的工作任务处理中心,企业版是企业的工作计划、任务处理中心。当个人版加入到企业后,企业的工作任务信息就可以自动聚合分解到个人的工作台。当个人离开企业后,仍然可以将日事清作为自我管理的工具。


每个CEO都应该是最好的产品经理


有人说每一个CEO都应该是最好的产品经理,这句话用在刘磊身上也极为恰当。在服务企业的过程中,刘磊就发现了一个现象,大多数企业会有让员工写工作日报或周报的习惯。在经过一些调研后,日事清团队认为,对于企业管理层而言,要求员工写工作日报有以下几个目的:


1、希望了解员工8小时的工作饱和度;


2、希望通过员工的工作计划和工作进度了解员工工作中遇到的问题;


3、希望员工认真安排工作行程以提高工作效率;


但对知识型工作者而言,任务周期长就会导致每日工作难以量化,那能不能有这样的功能可以帮助他们解决每日工作日报的困扰呢?因此,日事清添加了自动生成工作日报和日程共享的功能,来帮助管理层和上班族解决这个问题。


在日事清的众多使用者中,有一家生产汽车配件的传统企业,这家公司的老板在反馈使用体验时告诉刘磊,他最满意日事清的功能就是日程共享:“以前偶尔经过市场部,总是看见他们在聊微信玩手机。想问问他们在干什么吧,显得我太不近人情,不问的话我的心里又有点纠结,但现在我可以通过日程分享看到他们每天在做什么。”


在日事清的公司中,作为CEO的刘磊的工作日程是共享给所有员工的。“有些员工有事情想找我但不好意思,还会怕我恰好有事,但现在他可以通过看我的时间安排,找出空档来跟我说。”刘磊说。


在刘磊办公室的书架上,放了很多笔记本,其中几乎每一本都带有最原始初级的日程管理功能。无论是流水账式的记录还是模块划分的方式,这样的笔记本在某种程度上而言,都算得上是这些时间管理应用的实体雏形,在这些本子上面都有刘磊的使用过的痕迹,包括市场上的一些同类产品,他也会去深度体验一番。



沿着时间的轨迹前行


刘磊作为一名时间管理的狂热爱好者,在日事清上把自己的日程安排的相当详细。几时几刻要会见哪些人、要做哪些事、要读哪些书,都有详尽的规划,除了这样日常的细化的时间安排,还有一些长周期的规划和愿望。


“在一年内我希望能达到的目标”、“在我四十岁之前我希望能成为怎样的一个人”、“此生我希望能够做到哪些事情”...这些规划和目标有着不同的时间节点,短到几月,长至一生。


刘磊为日事清这款产品做了一个定义:一款能够自动聚合用户待办任务的团队协作管理工具。刘磊希望未来的日事清能够根据用户习惯来安排每天的日程,既有工作也有生活,人人都能管理好自己的时间,同时又循着时间的轨迹前行。


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